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個人情報保護制度の概要

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  5. 個人情報保護制度の概要

ページ番号:383-754-186

更新日:2012年7月2日

 個人情報保護制度は、区が個人情報を収集・利用する場合の原則や外部へ提供する場合などの制限を規定し、個人情報の適正な管理を図るとともに、自己情報の開示等の請求権を保障する制度です。
 練馬区の個人情報保護制度は、練馬区個人情報保護条例(外部サイト)新規ウィンドウで開きます。(以下、「条例」といいます。)および練馬区個人情報保護条例施行規則(外部サイト)新規ウィンドウで開きます。(以下、「規則」といいます。)に基づいて運営されています。その概要は、以下のとおりです。

(1)個人情報
(2)管理個人情報

(1)執行機関・議会

(1)適正収集の原則
(2)要注意情報の収集の禁止

(1)適正管理の原則
(2)個人情報ファイルの登録
(3)職員の研修
(4)委託に係る措置

(1)適正利用の原則
(2)目的外利用の制限
(3)外部提供の制限

(1)自己情報の開示請求
(2)自己情報の訂正請求
(3)自己情報の削除請求
(4)自己情報の目的外利用の中止・外部提供の中止の請求

(1)本人による請求手続
(2)本人であることの証明
(3)法定代理人による請求手続

1 個人情報と管理個人情報

(1)個人情報
 個人情報とは、個人に関する情報であり、その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいいます。

(2)管理個人情報
 管理個人情報とは、実施機関の職員が職務上作成し、または取得した文書、図画、写真、フィルムおよび電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)によりその実施機関が管理している個人情報をいいます。ただし、実施機関が区民の利用に供することを目的として、図書館その他の施設において管理している図書、図画等に記載されているものは除きます。

2 実施機関

(1)執行機関・議会
 実施機関とは、練馬区において個人情報保護制度を実施している組織で、執行機関(区長・教育委員会・選挙管理委員会・監査委員・農業委員会)と議会をいいます。
 なお執行機関とは、地方自治法にもとづき、独自の執行権限を有し担任する事務について、意思を自ら決定し、区の外部にあらわすことのできる組織をいいます。

3 個人情報ファイル

 個人情報ファイルとは管理個人情報を含む情報の集合物で、つぎのいずれかに該当するものです。

(1)一定の業務の目的を達成するために特定の管理個人情報を電子計算組織を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2)(1)のほか、一定の業務の目的を達成するために氏名、生年月日その他の記述等により特定の管理個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

 具体的には、管理個人情報が記録されたコンピュータファイルや文書を綴った簿冊を指します。

4 個人情報を収集する場合の原則

(1)適正収集の原則

・収集の目的を明確にする
 個人情報を何のために収集し、どのように利用するか、業務の目的や内容を本人に明らかにすることをいいます。

・必要最小限の個人情報を収集する
 業務を執行する上で収集する個人情報は、必要最小限の範囲とすることをいいます。

・本人から直接収集する
 区では、個人情報を本人から直接収集することを原則としています。これは、情報が正確であることを確保する最良の方法であるとともに、本人は情報を区に提供したことを知ることができます。

(2)要注意情報の収集の禁止
 条例では「思想、信条および宗教に関する事項」「社会的差別の原因となる社会的身分に関する事項」「犯罪に関する事項」を要注意情報と定めています。個人の思想、信条に関する事項などは、個人の内心の自由に深く係わるものであり、収集すること自体が個人に精神的不安や苦痛を及ぼすものであるため、原則として、収集してはならないものとしています。

5 管理個人情報を取り扱う業務の登録

 区は業務で個人情報を取り扱う(収集・管理・利用)ときは、個人情報業務登録簿への登録を義務づけており、管理状況をまとめています。

 個人情報業務登録簿には、つぎの事項が記載されています。
・業務の名称
・業務の目的
・対象となる個人の範囲
・個人情報の記録の種別
・個人情報保護管理責任者
・上記に定めるもののほか、規則で定める事項

 この個人情報業務登録簿は、区民情報ひろばで閲覧することができます。

6 個人情報の管理

(1)適正管理の原則
 区では、個人情報の適正な管理および安全性を保つため、つぎの事項を定めています。

・個人情報を正確かつ最新なものとすること
・個人情報の漏えい、紛失、改ざん、破損その他の事故を防止すること
・管理個人情報の管理が必要でなくなったときは、これを速やかに廃棄し、または消去すること

(2)個人情報ファイルの登録
 管理個人情報が記録されたコンピュータファイルや簿冊などの文書は、管理個人情報の集合物であるため、厳格な取扱いを要します。
 このため、要件(1年以上保有するもので、個人の数が500人以上)に該当する個人情報ファイルを保有するときは、個人情報ファイル登録簿への登録を義務づけています。また、要注意情報を含む個人情報ファイルや2以上の業務にわたる個人情報ファイルを保有するときは、あらかじめ練馬区情報公開および個人情報保護運営審議会(以下、「審議会」といいます。)の意見を聴くこととしています。

 個人情報ファイル登録簿には、つぎの事項が記載されています。
・個人情報ファイルの名称
・個人情報ファイルの利用目的
・個人情報ファイルに記録される項目
・個人情報ファイルに記録される個人の範囲
・上記に掲げるもののほか、規則で定める事項

この個人情報ファイル簿は、区民情報ひろばで閲覧することができます。

(3)職員の研修
 区は個人情報の保護対策として、個人情報を取り扱う職員に対し、個人情報の保護に関する必要な知識を身につけ、意識の向上を図るため研修を行います。

(4)委託に係る措置
 区の業務の中には、住民サービスの向上や効率化を図るため外部の事業者にその処理を委託するものがあります。個人情報を取り扱う業務を委託することは、個人情報を一時的に外部に委ねることになるので、個人のプライバシーが侵害されることのないよう、事業者との間で結ぶ委託契約に個人情報保護のための特記事項を盛り込むなど、十分な保護措置を講じます。

7 個人情報の利用等の原則および制限

(1)適正利用の原則
 区は、収集した個人情報をその業務の目的に則して適正に利用します。これを適正利用の原則といいます。
 しかし、この原則をすべての業務に適用すると、同一の方から同じ個人情報を何度もいただくなど過度な負担が生じたり、区の事務処理も非効率となります。このことから、適正利用の原則を守りながらも、つぎの取扱いを例外的に認めています。

(2)目的外利用の制限
 目的外利用とは、管理個人情報を収集の目的の範囲を超えて区の他の業務で利用することをいいます。本人の同意を得ている場合や法令に定めがある場合など一定の要件を満たしている場合は、収集の目的の範囲を超えて区の他の業務で利用することができるものとしています。

(3)外部提供の制限
 外部提供とは、管理個人情報を区の機関以外のものに提供することをいいます。本人の同意を得ている場合、法令に定めがある場合、緊急の場合など、一定の制限の範囲内で区の外部に提供できるものとしています。

8 電子計算組織の結合に係る措置

 通信回線などによる電子計算組織の結合(以下、「電算結合」という。)は、住民サービスの向上と事務処理の効率化に結びつく有効な方法です。区は、区の電子計算組織と区の機関以外のものの電子計算組織とを通信回線などにより結合するときは、管理個人情報の十分な保護措置を講じるとともに、あらかじめ審議会の意見を聴いて実施します。

9 電算結合の一時中断等

 区は電算結合をした場合で、つぎの各号のいずれかに該当するときは、提供先等に対して調査を行い、必要に応じて報告を求めます。

(1)提供する管理個人情報または提供を受ける個人情報について、漏えい、改ざん等が行われ、または行われるおそれがあるとき。

(2)提供した管理個人情報について、提供する目的の範囲を超えて利用もしくは提供が行われ、または行われるおそれがあるとき。

(3)事故、災害等が発生した場合で、管理個人情報の適正な管理および安全の保護を図るため必要と認めるとき。

 区は、上記に定める調査または報告の結果にもとづき必要があるときは、審議会の意見を聴いて、電算結合を一時中断するなど、個人情報の保護措置を講じます。
 ただし、緊急でやむを得ない場合には直ちに保護措置を講じ、その内容を審議会に報告します。

10 自己情報(管理個人情報で本人の情報)の開示および訂正等の請求

 自己情報について、本人はつぎの請求をすることができます。

(1)自己情報の開示請求
 自己情報の開示の請求をすることができます。

(2)自己情報の訂正請求
 自己情報の事実に関する部分に誤りがあると認めるときは、その自己情報の訂正の請求をすることができます。

(3)自己情報の削除請求
 つぎに掲げる場合には、自己情報の削除の請求をすることができます。

  • 自己情報が条例第7条(適正収集の原則)、第8条第1項(本人以外のものからの収集)または第9条(要注意情報の収集禁止)の規定に違反して収集されたと認めるとき。
  • 自己情報が第11条の2第2項の規定に違反して個人情報ファイルに記録されたと認めるとき。

(4)自己情報の目的外利用の中止・外部提供の中止の請求
 自己情報が条例第16条第1項から第3項までの規定に違反して目的外利用または外部提供をされたと認めるときは、自己情報の目的外利用または外部提供の中止(以下、「目的外利用等の中止」といいます。)の請求をすることができます。

11 請求の手続

(1)本人による請求手続
 開示の請求、訂正の請求、削除の請求または目的外利用等の中止の請求(以下「開示等の請求」といいます。)をしようとするときは、区民情報ひろば窓口にて本人であることを明らかにし、つぎに掲げる事項を記載した請求書を提出します。

・開示等の請求を行う者の氏名および住所
・開示等の請求に係る自己情報を特定するために必要な事項
・開示等の請求の趣旨
・上記に掲げるもののほか、規則で定める事項

(2)本人であることの証明
 本人であることの証明は、つぎの各号に掲げる書類のいずれかの提示によります。

・官公署の発行した免許証、許可証、または身分証明書で、写真に浮き出しプレスによる証印のあるものまたは写真に特殊加工してあるもの
・区が、請求者に対して、文書で行った照会に対する回答書
・これらにより難い場合、本人であることを証する書類を2種類以上で確認するなど、明らかに本人であると確認ができるもの

(3)法定代理人による請求手続
 未成年者または成年被後見人の自己情報については、法定代理人が本人に代わって開示等の請求をすることができます。この場合、法定代理人は、条例第24条第1項(請求の方法)の請求書のほかに、本人の代理人であることを明らかにし、かつ、それを証明するために必要な書類を提出または提示します。
 これは、法定代理人自身であることを証明する書類(上記の本人であることを証明するための必要な書類の例によります。)のほかに、法定代理人であることを証する書類でつぎの各号に掲げるもののいずれかです。

・住民票(続柄の記載されたもの)
・戸籍謄本または抄本
・家庭裁判所の発行する証明書
・上記に掲げるもののほか、法定代理人を証明する書類

12 非開示情報および自己情報の開示義務

 条例第19条の2各号のいずれかに該当する情報が記録されている場合を除き、自己情報を開示しなければなりません。
 つぎに掲げる情報が、個人および法人等の権利利益や行政事務の適正執行等の利益を適切に保護する必要があり非開示となります。

(1)本人の生命、健康、生活または財産を害するおそれがある情報

(2)開示請求者以外の個人に関する情報

(3)法人等に関する情報

(4)公共の安全等に関する情報

(5)審議、検討または協議に関する情報

(6)事務または事業に関する情報

(7)法令秘に関する情報

13 自己情報の存否に関する情報

 開示の請求に対し、その開示の請求に係る自己情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、区は、その自己情報の存否を明らかにしないで、その開示の請求を拒否することができます。

14 請求に対する決定等

 開示等の請求があったときは、その請求があった日の翌日から起算して、15日以内(訂正の請求、削除の請求または目的外利用等の中止の請求については20日以内)に応じるか否かを決定し、書面により通知します。
 しかし、やむを得ない理由により、上記の期間内に可否の決定をすることができないときは、その請求のあった日の翌日から起算して30日を限度として期間を延長することができます。

15 費用負担

 個人情報保護制度における区民等の権利行使をより容易にするため、開示等の手数料は無料としています。ただし、自己情報の写しの作成や送付に要する費用は請求者の負担になります。

16 監査

 区は、個人情報の保護対策として、個人情報の収集のしかたや管理個人情報が適正に管理されているかどうかの監査を実施します。

17 罰則

 職員等が個人情報ファイルなどの管理個人情報を取り扱うときは、定められた保護の手順にもとづいて厳格に行わなければなりません。
 罰則は、個人情報保護に反する不正行為を列記し、その行為を行った職員等の責任を明確にすることにより、個人情報の保護対策の効果を期待するものです。

お問い合わせ

総務部 情報公開課  組織詳細へ
電話:03-5984-4513
この担当課にメールを送る(新しいウィンドウを開きます)新規ウィンドウで開きます。

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