区民事務所における国民健康保険異動届出書の紛失について

平成28年12月7日、申請者が国民健康保険資格取得のため、届出書を早宮区民事務所へ提出しました。
12月19日、保険証が届かないため、申請者が国保年金課へ連絡しました。国保年金課が届出を確認できなかったため、早宮区民事務所へ届出書の有無の確認を依頼しました。
同日、早宮区民事務所で届出書を捜索しましたが、発見できませんでした。そこで、端末の操作記録の確認を行いました。当該申請者の届出確認用リストが12月7日12時15分に出力していたことが判明し、届出があったことを確認できたため、紛失が確実となりました。

12月19日午後に申請者様宅へお伺いし、保険証をお届けし、謝罪いたしました。
12月23日に改めて早宮区民事務所内の捜索を行いましたが、届出書を発見できませんでした。
書類の処理手順から、届出書は区民事務所から外部へ出ることはなく、誤ってシュレッダー処理された可能性が高いと考えています。

住所、氏名、生年月日、電話番号、マイナンバー、退職証明書の記載内容（会社名、退職年月日等）

1. 窓口で国民健康保険、後期高齢者医療保険、介護保険の届出を受けた際には、新たに受付簿に届出者の住所、氏名、受付担当者名を記載します。
2. 時間帯を決めて、所長または副所長が受付簿と届出書を照合します。
3. お客様が書き損じた書類等は、日々シュレッダー処理はせず、一定期間保管し、その後複数の目で確認しながらシュレッダー処理します。